Hvordan opnår I fordele ved digitalisering af virksomheden?
Du har hørt det så mange gange, digitalisering af en virksomhed kan frigive enormt meget tid inden for administration og få fejlprocenten ned.
Det kan der være noget om og vi ser her på, hvordan en helt almindelig håndværksvirksomhed, kan opnå kæmpe fordele ved at gå digitalt / online.
Den store tidsrøver – Alt tastes / skrives mange mange gange
Et typisk sagsforløb / kundeforløb:
En sagsblanket gives til medarbejderne, hvor de skriver materiale-forbrug og noter til opgaven på.
Materialer tastes ind på fakturaen af en i administrationen.
Timeseddel udfyldes og timer til hver opgave skrives ind.
Timerne tastes ind på fakturaen og lønsystemet i administrationen
Når måneden er omme tjekkes op på timer hos hver medarbejder, så de får de rigtige ekstra tillæg og overtid etc.
Der faktureres og der efterkalkuleres om alle opgaver var korrekt beregnet / korrekt sat som tilbud.
Alt tastes mange gange og det er overhovedet ikke nødvendigt
Forstil dig et samlet system, hvor hver indtastning ryger hen til alle steder i virksomheden hvor de skal bruges.
På sagsblanketten tastes måske brug af materialer og leje af en maskine – De ryger både på fakturaen + fortjeneste oven i prisen (som du allerede har indtastet) og trækkes ud af lageret.
Timesedlen er slet ikke nødvendig mere, for når medarbejderne møder ind, klikker de sig ind på den sag de er ude ved og starter tidsregistreringen.
Når de er færdige slukker de for registreringen og klikker sig over på kørsel, der registreres uden for sagerne (medmindre det er aftalt kørsel ligges på sagerne naturligvis)
Det betyder I får timerne ind meget præcist og og dermed også har rigtig god dokumentation for timeforbruget og på sagen kan der tilføjes billeddokumentation og prøveresultater etc i skemaer.
Lønnen laver dermed nærmest sig selv og faktureringen bliver 300 gange lettere.
Ganske enkelt fordi, hver oplysning kun skal tastes en enkelt gang.
Automatisering, der hjælper med resten
Alt efter hvilket system der vælges vil der meget ofte være en hel del hjælpemuligheder f.eks. Assistenter, der kan gøre forskellige opgaver helt automatisk, en opgave kunne være udregning af overarbejde ud fra 1, 2, 3 regler.
Med et enkelt klik, kan du få dit system til at lave overtidsberegning for hver medarbejder og det hele gøres ud fra den måde I har opsat reglerne ud fra overenskomst.
Langt bedre overblik
Har i 100 mand i marken konstant, vil der flowe data ind i systemet konstant og sagsstyringen bliver som opgaverne løses automatisk.
Medarbejderne rapporterer ind via deres mobiltelefoner i en APP og på kontoret kommer der et konstant flow af informationer ind om opgavernes status.
En anden kæmpe fordel er overblikket over hver medarbejders timeforbrug i realtid.
Det gør planlægning af overtid – eller mindre af det, langt lettere.
Hvilke sagsstyringsværktøjer og systemer er mest populære?
Der er mange forskellige CRM-systemer, der kan vidt forskellige ting, som har forsøgt at få fat i markedet.
Generelt er det lykkedes for dem, der har mange forskellige funktioner inkluderet i deres system, man som bruger ikke skal have 5 forskellige systemer, men blot et.
De mest populære er:
MobilPlan – Komplet sagsstyringssystem -og værktøj, materiale-registrering, komplet KS, løn m.m.
Intempus – Tidsregistreringssystem udbygget til omfattende komplet system
Minuba – Timeregistrering og komplet system
Repacta – også et komplet omfattende system
