Sådan kan digital timestyring stille dig bedre i budgetforhandlingerne
Deltager du også i årlige budgetforhandlinger med ledelsen i din virksomhed? Og synes du for ofte, at din argumentation beror på antagelser frem for underbyggede argumenter? Så skal du måske overveje, om digital timeregistrering kan gøre noget for dig. Det letter dig nemlig ikke kun for en masse administrativt besvær i hverdagen, men giver dig også et overblik over din afdeling, så du kan sætte fingeren på præcis de områder, der kan optimeres på. Læs her om alle de fordele man oplevede hos Asserbo Golf Club, da man begyndte at bruge Intempus.
Hvad enten det var nye maskiner, flere medarbejdere eller andet materiel, Steen Mikael efterspurgte på de årlige budgetmøder i Asserbo Golf Club, så fik han ofte afslag og blev mødt af en uforstående bestyrelse. De kunne ikke få øje på de samme behov som deres chefgreenkeeper – manden med hovedansvaret for, at de maleriske golfbaner fremstår flottest muligt. Steen Mikael tvivlede dog ikke på sine egne antagelser, men han måtte erkende, at de ikke var mere end antagelser, der savnede underbygning for at stå stærkere i forhandlingerne med bestyrelsen.
På dette tidspunkt registrerede Steen Mikael og hans medarbejdere deres timer og brug af maskiner på en særdeles omstændig og uhensigtsmæssig måde. Først blev det noteret ned på almindeligt papir. Derefter tastede Steen Mikael manuelt timerne ind i et hjemmelavet Excel-ark – som udgangspunkt én gang om ugen, men nogle gange kunne der godt gå to eller tre imellem, at han fik det gjort. Samtidig var det ofte utroligt svært at læse de forskellige medarbejderes håndskrift, og på den måde havde man den perfekte cocktail til unøjagtigheder og misforståelser.
Løsningen blev digital timestyring fra Intempus
Derfor gik Steen Mikael i gang med at afsøge markedet for smartere og mere målrettede løsninger til at organisere sin timestyring. Her stødte han på Intempus. Gennem appen kan man lynhurtigt, simpelt og med ganske få klik indberette alt dagens arbejde. Ikke kun timer og maskiner, men f.eks. også varer, kørsel og udlæg. Systemet kan sættes op til alle overenskomster, så det er slut med at bekymre sig om, hvorvidt man nu også overholder den til punkt og prikke. Med integration til et lønsystem kan alle data nemlig bruges til at lave lønsedlen på få minutter, ligesom man med integration til et regnskabssystem hele tiden kan følge med i forretningens nøgletal. For Steen Mikael var det dog tids- og maskinforbruget, der var det mest interessante at få et overblik over.
”Jeg fandt Intempus på nettet og prøvede deres demoversion. Så sendte jeg en mail til dem, og så kom Peter (kundechef, red.) herop for at vise produktet frem,” siger Steen Mikael, som nu kun bruger få minutter om dagen i stedet for adskillige timer om ugen på timeregistreringen.
”Min arbejdsdag starter med Intempus, hvor jeg går ind og godkender det arbejde, som jeg har lavet dagen før. Her holder jeg også løbende styr på sådan noget som afspadsering, ferie og sygedage, samtidig med at jeg ser på, hvordan vi kan blive lidt hurtigere til at udføre nogle af vores lidt mere arbejdstunge opgaver,” fortæller han.
Og samtidig får Steen Mikael altså fuldt overblik over time- og maskinforbrug helt ned på medarbejderniveau, ligesom der kommer fuld klarhed over forretningens nøgletal. På den måde står han altså meget bedre rustet, når han skal til budgetforhandling og føler, at der er brug for at skrue op for ressourcerne, hvad enten der er tale om mandskab eller materiel. Og det er i sidste ende til gavn for alle – såvel Steen Mikael som hans arbejdsplads og ikke mindst alle de øvrige medarbejdere. Det koster nemlig som bekendt penge at tjene penge, og med Intempus er Asserbo Golf Club sikre på at bruge pengene rigtigt.
